ספרים, סרטים, ומוזיקה שאהבנו 19 בינואר, 2012

לעשות כמו מים

סקירת הספר לגרום לדברים לקרות (Getting Things Done) מאת דייוויד אלן

עכשיו, כשאתם קוראים את הרשימה הזו, כמה דברים אחרים שאתם צריכים לעשות עולים בדעתכם?
האם זה שהם עולים בדעתכם עוזר לכם לעשות אותם? או שזה רק מפריע לכם להתרכז במה שאתם עושים עכשיו?

כשהתודעה שלנו עמוסה בדברים אחרים, היא פחות פנויה להגיב למה שקורה כאן ועכשיו. דיוויד אלן אומר שאנחנו הכי יעילים במצב של "תודעה כמו מים": כאשר התגובה שלנו מתאימה בדיוק למה שקורה, כמו מים שיכולים להתאים את צורתם לצורת המיכל – בכוס הם יהיו בצורת כוס, בבקבוק הם יהיו בצורת בקבוק, בקומקום הם יהיו בצורת קומקום.

כדי להגיע לתודעה כמו מים, צריך לפנות ממנה כל מה שלא קשור לכאן ועכשיו. רק שהתודעה לא תמיד מוכנה לשחרר בקלות את הדברים האלה; יש לה נטיה להחזיק בעקשנות כל מה שהיא מרגישה שעוד לא הסתיים, שמצריך עוד טיפול, שעוד אי אפשר לעזוב. יש כמה דרכים לשכנע אותה לשחרר:

  1. להפוך לנזיר בודהיסטי שעושה מדיטציה ואין לו מחוייבויות אחרות על הראש.
  2. להשלים את הטיפול בכל מה שעוד לא סיימנו. התחושה הנפלאה של פרוייקט שהגיע לכדי סיום היא לא רק תחושת הצלחה, היא גם תחושת שחרור פשוטה.
  3. לשכנע את התודעה שמישהו אחר מחזיק במקומה את הדברים האלה, והיא יכולה לסמוך עליו להתפנות מהם.

דייוויד אלן פיתח שיטה סדורה להתקדם בדרך השלישית, וכך לשחרר את התודעה לטפל במה שקורה כאן ועכשיו. המפתח לשיטה הזו הוא אחד הדברים הפשוטים ביותר שמשמשים כל עקרת בית: הרשימה.

קרה לכם פעם שהרגשתם שיש לכם על הראש כל כך הרבה דברים שאתם לא מסוגלים לחשוב, ואז ישבתם רגע ועשיתם רשימה? ואז, כשהדברים מול העיניים, פתאום נהיה קל לחשוב, להבין איך לגשת לביצוע, וגם לעשות מה שצריך. הרעיון בשיטת GTD (ראשי התיבות של שם הספר באנגלית) הוא להשתמש ברשימות באופן שיטתי, עוד לפני שמגיעים לתחושת עומס וחוסר אונים. כמה רשימות וכמה שיטתיות? בדיוק במידה שכל אחד באופן אישי צריך בשביל לפנות את התודעה מכל מה שלא קשור לנעשה כאן ועכשיו.

אז איך עושים את זה? סתם רושמים מה שיש בראש?
זו התחלה. זה עוזר לפינוי הראש באופן רגעי, אבל אז במקום ראש עמוס מקבלים נייר עמוס שקשה לתרגם אותו למעשים. ובשביל שהתודעה באמת תוכל לשחרר דברים, היא צריכה לסמוך על כך שהם יטופלו. לכן חשוב לרשום בצורה כזאת שהדברים באמת יגיעו לביצוע והשלמה.

אז איך כן רושמים? נתחיל מדוגמה שכולם מכירים: רשימת קניות. לרשימות הקניות הפשוטה יש שני מאפיינים חשובים:

1. כתובים בה רק דברים שצריך לעשות כשיוצאים לקניות. למשל, יהיה כתוב לקנות דלעת ובטטה, לא יהיה כתוב איך להכין מרק כתום. כל מה שיש בה רלוונטי בזמן הקניות, ככה שלא נצטרך לעצור באמצע השוק ולחפש איזה פריטים ברשימה בכלל רלוונטיים למה שעושים עכשיו.
בשיטת GTD כל הרשימות הן כאלה: כל רשימה כוללת רק פרטים שעושים במקום מסוים, או במצב מסוים, או עם אדם מסוים – "הקשר" לביצוע. למשל, רשימה למשימות שצריך לעשות בבית, רשימת טלפונים שאפשר לעשות כשהילדים עסוקים בשלהם, רשימת סידורים לעשות בעיר, ורשימה של דברים טכניים שלא דורשים הרבה מחשבה ואז אפשר לעשות אותם כשרוצים להיות יעילים אבל אין סבלנות לחשוב באמת (במלים אחרות, רשימת משימות ל-PMS).

2. הפריטים ברשימת הקניות הם מוצרים פשוטים. לא רשום "מרק כתום" אלא "בטטה, דלעת, סלרי". נכון שאפשר לתרגם "מרק כתום" לרכיבים שלו, אבל זה משהו שקל יותר לעשות בשקט בבית כשמכינים את הרשימה. לעומת זאת, בשוק צריך גם לבחון את הסחורה והמחירים, גם לשים לב שהילדים לא נעלמים, ובינתיים גם להכניס לשקיות ולסחוב את הכל. השוק הוא לא המקום הנכון לזכור את הסלרי. מנסיון.
הרשימות ב-GTD מורכבות ממשימות פשוטות, מדברים שאפשר לבצע באופן רצוף בהקשר יחיד. אם יש משימה שדורשת כמה תת-משימות כאלה, קוראים לה "פרוייקט" ומכניסים כל תת-משימה לרשימה המתאימה לה.

כשיש פרוייקט כזה, כלומר משימה שמפרה את אחדות הזמן והמקום של הביצוע, רושמים אותה ברשימת פרוייקטים. כן, עוד רשימה. מה ההקשר של הביצוע שלה? צריך ליצור אותו: פעם בשבוע אני קובעת פגישה עם עצמי, עוברת על כל הפרוייקטים, ורואה מה צריך לעשות בקשר לכל אחד מהם. יכול להיות שפרוייקט הסתיים ואפשר למחוק אותו מהרשימה. יכול להיות שהוא לא הסתיים אבל אני לא מצפה להתקדם בו בקרוב, ואז אני מעבירה אותו לרשימת "פעם אולי", שפעם אולי אגיע אליה. ויכול להיות שאני באמת מתכוונת לעשות משהו בעניין. במקרה הזה, השאלה היא: אם לא היה לי שום דבר אחר לעשות, מה הדבר הפיזי הבא שהייתי עושה בפרוייקט הזה? מדברת עם מישהו? מביאה משהו? שולחת משהו? בודקת איזשהו מידע? מה?

כשיש דבר פיזי ברור לבצע, GTD מגדירה שלוש אפשרויות:

  1. לעשות אותו מיד. כל דבר שלוקח פחות מ-2 דקות כדאי פשוט לעשות מיד ולהיפטר ממנו. דברים כאלה יותר קל לעשות מאשר לרשום. חבל לסחוב על הראש דברים קטנים – הם מעיקים על התודעה לא פחות מהגדולים.
  2. להעביר למישהו אחר לעשות. נכון, זה אתגר לסמוך על אחרים, או אפילו ללמד אותם איך לעשות משהו, אבל בטווח הארוך זה משתלם. אם קשה לשחרר, אפשר להחזיק רשימת משימות שהועברו. עדיף להחזיק אותן ברשימה ולא בתודעה.
  3. לרשום את המשימה באחת הרשימות לפי ההקשר של הביצוע – משימות בבית, טלפונים, סידורים, וכן הלאה.

יפה, הגענו לאוסף רשימות מסודר ונוח לביצוע. עכשיו כל מה שצריך זה לזכור להסתכל ברשימות הקניות והמשימות.

או לא. גם זה בסדר. כי עכשיו, שכאני יודעת בדיוק מה אני צריכה לעשות, אני יכולה להחליט בראש שקט, ובידיעה ששיקול הדעת שלי מבוסס על הכרת המצב לאשורו, שאני לא מבצעת אף משימה כרגע אלא בוחרת לשבת לקרוא להנאתי. בראש נקי.


הספר מכיל עוד הרבה מידע ושיטות מעבר למה שכתבתי כאן, יחד עם תובנות ורעיונות משובחים. אני ממליצה עליו בחום.

8 תגובות   (רסס)

  1. מאת ניצן_אמ:

    http://producteev.com
    יש לייבלינג (הקשר)
    יש כותרות (משימה פשוטה)
    יש אמצעי תקשורת לגבי פרטיה (נוטס לכתוב בהם פרטים – מיקום, פריטים, חנות, איש קשר וכו' מה שצריך)
    יש אפשרות לבקש עזרה מאנשים אחרים בקלות
    יש ממשק נוח לאמצעי תקשורת בסיסים (פקודות שורה בתכנת המסרים המיידיים החביבה עליכם, שליחת אימייל עם תאריך חדש, וכו)
    יש תיעדוף
    יש תזכורות אפקטיביות ולא מעצבנות
    יש אפליקציית אייפון (למשל כדי להוסיף "סבון כלים" לרשימת הקניות בה בעת שבן הזוג בסופר, גלינג! פלאי הטכנולוגיה…)

    בקיצור, משנה את חיי הרגעים אלה ממש.

  2. מאת כ:

    מזכיר לי משום מה את הסיפור יולדים_בבית, שבו הגיבורה (נקרא לה נורית, כן?) רושמת כל ציר. המיילדת טוענת שזה מיותר, והאיש מסביר שזה בכלל לא קשור ללידה אלא למוצא העדתי, וככה זה עם הגברת הזאת ואין מה לעשות.

    (זה בסדר גם אני משם, והמקרר שלי מלא בדיוק בכל הרשימות האלה, בלי ששמעתי על הספר מימיי.)

  3. מאת אפרת גרין:

    תודה יונת, בא לי בדיוק בזמן.

  4. מאת אמא של יונת:

    יונת, את מכירה את הרשימה – או יותר נכון, תיק – בשם:
    "נדחה – ובינתיים שיעמוד מול העיניים ויעיק על המצפון. אולי זה יעזור" ?

  5. מאת עוברת_אורח:

    אש"י – נראה לך שמישהו מאיתנו *לא* מכיר?
    (הבאופן הזה, כמו משפחה, רק שלא יודעים איך אף אחד נראה)

  6. מאת בשמת_א:

    "הבאופן הזה, כמו משפחה, רק שלא יודעים איך אף אחד נראה" –
    תסעי קצת, תדעי איך הם נראים (-:

  7. מאת דפנה:

    וואו רשימות רק לחשוב עליהן עושה לי כאב ראש, אז רשימה לכל פיפס – לא בשבילי…
    אבל נחמד שיש אנשים שזה עוזר להם. לעתים רחוקות עושה רשימה. לי עוזר במקום כל רשימה פשוט לקחת נשימה עמוקה.

  8. מאת איילת.ס.ה.:

    וואו קצת עמוס, מעייף אבל מועיל במידה….
    יש אנשים שמתאים להם רשימות ומתוך נסיון זה עובד….אבל אם רק ניקח נשימה גדולה ועמוקה נביט מסביב ונהיה תמיד במודעות לעשייה נכונה בזמן אמת נוכל לבצע את אותן רשימות ביעילות ובאהבה.
    "נקודת הכוח שלנו היא ברגע ההווה" – מתוך הספר: כוחו של הרגע הזה מאת אקהרט טולה

הוספת תגובה

(מומלץ להיכנס או )